L'adozione dell'AI è una favola. Conta quanto lavoro si fa da solo

In ogni azienda che ha comprato licenze di AI per tutti succede la stessa cosa. Pochi le usano ogni giorno e ci hanno preso la mano. Qualcuno le apre un paio di volte al giorno e le usa male. La maggioranza non le apre. Vale per un ufficio di dieci persone e per un gruppo di mille: cambia la scala, non la forma.

Il titolare guarda i numeri e vede che “l’adozione” è alta. Poi guarda il lavoro e vede che niente è diventato più veloce. Le due cose sono vere insieme, e la seconda è l’unica che conta.

Usare e usare bene sono due mestieri

Anche tra chi la usa, la distanza è enorme. Prendi un compito qualsiasi dell’amministrazione: rispondere a un fornitore che chiede quando sarà pagato. La prima persona incolla la mail nella chat, prende la risposta com’è e la manda. Se dentro c’è una data sbagliata, la scopre il fornitore. La seconda persona dà il contesto, la fattura, la scadenza concordata, il metodo di pagamento, legge la risposta, corregge una riga e manda un messaggio più corto e giusto.

Stesso strumento, stessa scrivania, risultato opposto. Usare bene l’AI è un mestiere che si impara con molte ripetizioni, e almeno metà di un’azienda non arriverà mai alla seconda versione. Non è una colpa: quelle persone hanno un lavoro, e non è quello di diventare brave con una chat.

Un lancio perfetto non lo cura

L’obiezione è sempre la stessa: “quelle aziende hanno fatto il lancio male, noi lo faremo bene”. No. Anche con la formazione, le licenze per tutti e il responsabile entusiasta, il risultato ha la forma di un bilanciere: pochi che consumano quasi tutto, molti che non consumano nulla. E se i molti iniziassero a usarla come i pochi, il conto salirebbe di dieci volte. Lo scenario migliore diventa il peggiore.

Perché “adozione” è la parola sbagliata

L’adozione si misura con una domanda da sì o no. Ha aperto il programma questo mese? Ha mandato almeno qualche richiesta? Ma la capacità di usare l’AI non è un sì o un no: è uno spettro che va da “non l’ha mai aperta” a “incolla le mail per riformattarle” a “ha tre processi che girano da soli sui conti”. Una percentuale di adozione schiaccia tutto questo in un numero solo, e il numero è vero. Solo che non dice niente.

Non è un problema italiano. Un rapporto del MIT del 2025 ha contato che la grande maggioranza dei progetti pilota di AI nelle aziende non lascia alcuna traccia misurabile nei conti. Tanti progetti, pochissimi risultati, e in mezzo un indicatore che rassicura tutti.

Gli incentivi tengono aperto il divario

Chi vende AI aggiunge capacità a ogni versione, e nessuno aggiunge la capacità di usarla. Ogni novità alza l’asticella per chi vuole usarla bene, e allarga la distanza tra i pochi e i molti. I pochi, dentro l’azienda, non hanno alcun interesse a chiuderla: il loro vantaggio è proprio quel divario. Fanno il lavoro di tre e nessuno glielo chiede.

Anche la formazione classica, “insegniamo a tutti a scrivere le richieste”, è una piccola parte del gioco. La parte grande è capire quali lavori non devono mai toccare un modello e quali devono essere automatizzati per intero. E la risposta è diversa in ogni azienda.

Cosa fare, allora

Formare comunque, ma per capire chi è chi. La formazione è una diagnosi, non una cura: fa emergere le persone interessate che non hanno mai avuto il tempo di andare a fondo.

A chi è bravo, dare un posto dove pubblicare quello che costruisce, così che una scoperta di uno diventi qualcosa che gli altri possono usare. Il riconoscimento è l’unico incentivo che funziona: chi è bravo scambia il suo vantaggio con la reputazione.

Per tutti gli altri, il lavoro deve farsi senza che cambino il modo di lavorare. Cioè: l’AI va sullo sfondo. Si prendono i processi più ripetitivi, le fatture da registrare, i movimenti da abbinare, i solleciti da mandare, e si automatizzano dentro gli strumenti che ci sono già. Le persone approvano, correggono, rifiutano. Non devono imparare niente.

Il numero da portare in riunione

Smetti di riportare l’adozione. Riporta quanta parte del lavoro amministrativo oggi è manuale, quanta è mista, quanta è automatica. È l’unico numero che descrive un cambiamento vero, e l’unico che può migliorare mese dopo mese senza chiedere a nessuno di diventare bravo in un mestiere che non ha scelto.

Quello che costruiamo noi

Ditta è pensata per il resto dell’azienda, non per i pochi. Il dipendente virtuale lavora sulle fonti che ci sono già e fa da solo la parte ripetitiva dell’amministrazione; chi tiene i conti conferma i casi dubbi. Chi vuole fare domande, le fa in chat o su WhatsApp, come a un collega. Chi non vuole, trova il lavoro fatto lo stesso. L’adozione, in questo schema, non è un problema: non c’è niente da adottare.

Lo spunto viene da un articolo di Varick Agents, scritto per le grandi aziende americane. Le proporzioni cambiano, il meccanismo no.